Trello è un innovativo software gestionale basato sul web, progettato in stile Kanban, che ha rivoluzionato la gestione dei progetti e delle attività. Con la sua interfaccia intuitiva e visuale, Trello offre agli utenti un ambiente dinamico per organizzare e monitorare le loro attività in modo efficiente. Grazie alla semplice disposizione delle bacheche, delle liste e delle schede, è possibile tenere traccia dei compiti, assegnare responsabilità e mantenere il controllo su ogni fase del processo di lavoro. Con Trello, la collaborazione diventa fluida e la comunicazione tra i membri del team si rafforza, permettendo di raggiungere gli obiettivi con maggiore agilità e precisione.
Cos’è Trello
Trello è una sorta di lavagna online composta da elenchi e schede. In breve è così. Anche se sembra semplice, Trello si basa sull’idea della piena visibilità tra attività e progetti e sulla capacità di riorganizzarli bene in base alle proprie priorità. Pertanto, ogni scheda Trello rappresenta attività, note, progetti, clienti, ecc. che è possibile visualizzare sulla bacheca dove è possibile gestirli ulteriormente.
Le card dovrebbero essere organizzate in elenchi che possono essere utilizzati anche per vari scopi: riflettere gli stati, i progetti a cui si riferiscono, le persone responsabili, i clienti e cos’ vi. La struttura dell’elenco è facilmente adattabile a qualsiasi circostanza e può essere riorganizzata in qualsiasi momento a seconda delle esigenze.
Fatta eccezione per il nome di un’attività, c’è molto di più nascosto all’interno di ogni scheda che rende questa lavagna una vera piattaforma di gestione delle attività.
A cosa serve Trello
Trello non è legato a nessun settore specifico e può essere facilmente adattato a qualsiasi campo in cui si lavora, dallo sviluppo di software e servizi professionali al marketing e al designer. Un altro vantaggio è che non importa se i suoi compagni di squadra sono seduti alle scrivanie vicine o lavorano da remoto in tutto il mondo. Trello svolgerò il ruolo di spazio di collaborazione e unirà tutti sotto lo stesso tetto ovunque si trovi il team
Nozioni di base
Quando si è alle prime armi, è utile sapere quali funzionalità sono disponibili in modo da poter fare affidamento su di essere durante la creazione del tuo flusso di lavoro. Come accennato in precedenza, la maggior parte delle funzionalità di Trello si trova all’interno della scheda:
Membri
Trello non riguarda solo la pianificazione, è anche uno strumento collaborativo. È possibile invitare i compagni di squadre condividendo la bacheca, in modo che tutti abbiano l’accesso per vederla, e se lo si permette, anche modificarla. Quindi è possibile delegare i compiti ai membri responsabili, in modo da sapere cosa facciano.
Commenti
I commenti aiuteranno a migliorare la comunicazione nel team. Lasciare feedback, fare domande, discussioni direttamente nelle schede delle attività, così tutti rimangono nel contesto, e mentre si effettua un commento e possibile vedere la scheda inerente.
Allegati e descrizione
Per fornire maggiori dettagli sull’attività e sui risultati ottenuti dopo che è stata completata, utilizzare gli allegati e le descrizioni. La spiegazione dell’attività, i dettagli necessari, i file pertinenti e i collegamenti verranno memorizzati nella scheda, in modo che sia possibile accedervi ogni volta che se ne ha bisogno, senza perdere tempo nella ricerca.
Lista di controllo
Le liste di controllo forniscono maggiori dettagli. È una situazione molto comune quando ci sono alcuni passaggi da intraprendere per completare l’attività. Elencandoli, è possibile rendere le persone consapevoli di quali passaggi consiste il loro lavoro.
Date
Quando si gestisce un progetto, le scadenze sono importanti. Quindi Trello consente di aggiungere data di inizio e fine alle card, cos’ è possibile visionare la scadenza.
Etichette
Le etichette forniscono una visualizzazione aggiungitva. Rappresentate da colori diversi, è possbile dare loro un nome per poi etichettare le card. Le etichette vengono utilizzare per aggiungere un ulteriore contesto alla scheda, ad esempio il tipo di attività, il cliente per cui sis tava svolgendeo un determinato lavoro, il dipartimento responsabile, lo stato, ecc.
Archivio
Una volta che l’attività è terminata, è possibile spostarla nell’elenco Fatto o per non sovraffollare la bacheca, archiviarla. In questo caso la card scomparirà ma sarà comunque possibile ripristinarla.
Ricerca
Per navigare più facilmente tra le carte, c’è un’opzione di ricerca. Può filtrare le carte in base a criteri diversi oppure è possibile semplicemente iniziare a digitare il nome della card per vedere solo le cose che si desiderano.
Gestione di un progetto
Una volta che si è a conoscenza delle funzionalità di base, è il momento di concentrarsi sull’utilizzo di Trello per la gestione dei progetti. Che bisogna lanciare un novo prodotto, progettando un sito Web o organizzando una conferenza, il progetto attraversa sempre le stesse fai: pianificazione, implementazione e chiusura. Ecco un esempio pratico:
1. Pianificazione
La fase di pianificazione funge da pista di decollo per il progetto. Questo è il momento a cui bisogna prestare molta attenzione poiché il processo di pianificazione è al centro di tutte le attività del progetto e guida tutti su come intraprenderlo.
Quando si inizia a pianificare non si ha altro che la lavagna vuote difronte a sé. Ma prima di riempire la bacheca di attività da svolgere, assicurarsi di aver raccolto tutti i requisiti delle parti interessate. Solo allora, è possibile arrivare a definire l’ambito che è un passaggio cruciale perché l’ambito servirà come base del piano.
Ora che si hanno in mente scopo del lavoro, è possibile iniziare a costruire la bozza del piano. Dividere la bacheca in liste. Quando si creano gli elenchi bisogna chiedersi quali sono le diverse fasi del processo e quindi creare elenchi in base alle risposte. Gli elenchi successivo sono la spina dorsale del flusso di lavoro più comune: in corso, in pausa, pronto per il lancio, ecc. è possibile adattarli al proprio flusso di lavoro.
Prima che lo scopo del lavoro venga trasformato in schede Trello, è consigliato creare un elenco con le informazioni generali per dare un contesto ai nuovi membri che non conoscono i dettagli del progetto. Nel caso in cui le card abbiano una cerca struttura ripetitiva, ha anche senso creare modelli di attività e tenerli in questo elenco, così saranno sempre a portata di mano.
Quindi, è il momento giusto per posizionare le attività sulle carte e assegnare la priorità. Non bisogna dimenticare che Trello consente di lavorare su diversi livelli utilizzando liste di controllo all’interno delle card.
La gestione delle priorità disponibile in Trello per impostazione predefinita è l’ordinamento delle card, il che significa che è necessario spostare le card una sopra l’altra.
Un’altra cosa fondamentale da fare è infondere le carte con il contesto. Bisogna ricordarsi che si sta effettuando questo piano non solo per conoscere l’ordine di lavoro e capire chi è responsabile di cosa, ma per assicurarsi che i compiti siano chiari per tutti colore che ci lavoreranno. Aggiungere ulteriori dettagli, fornire buone descrizioni, allegare file e collegamenti richiesti per assicurarsi che il team abbia assolutamente tutto ciò di cui ha bisogno per svolgere bene il lavoro.
È possibile utilizzare alcuni utility power-up come Google Drive, Dropbox, ecc. Per sfogliare i file direttamente da Trello.
Una volta impostato il piano si è pronti per passare alla parte di implementazione. Organizzare una riunione iniziale, in modo da avere la possibilità di discutere il piano, spiegare gli obiettivi, rivedere insieme le stime e rispondere a tutte le domande che il team potrebbe avere.
2. Attuazione
Questa è la fase in cui avviane la magia e tutti i piani prendono vita. Durante questa fase, bisogna concentrare gli sforzi sul monitoraggio del processo di lavoro e degli stati delle attività, sui budget e, certamente, sul mantenimento della comunicazione con il team e i clienti.
Per tenere traccia del cambiamento di stato ci sono le etichette. È possibile applicare determinate etichette correlate a diversi stati alle card, quindi persino a filtrare le card per etichette per vedere solo attività con determinati stati.
Il budgeting è un altro aspetto importante, non importa se si lavoro su progetti interni o esterni. Per assicurarsi di non superare la stima, basta utilizzare il monitoraggio del tempo. La buona notizia è che non bisogna passare a un’altra app è possibile lasciare tutto a Trello. In realtà, ci sono più app di monitoraggio del tempo autonome che supportano l’integrazione con Trello.
La comunicazione è un’altra grande cosa. Bisogna sempre tenere il polso del polso ed essere in grado di lanciare un’ancora di salvezza al tema. È possibile mantenere la comunicazione con il team attraverso i commenti sulle card, il che è fantastico perché tutte le discussioni avvengono in relazione alle attività. Oltre a lasciare note, porre domande, condividere feedback, ecc., è possibile menzionare i membri del team, in modo che ricevano una notifica e possano rispondere senza ritardi.
È possibile integrare quasi tutti i programmi di messaggistica più diffusi come Slack, Microsoft Teams, ecc.
Organizzare riunioni con io team o con i clienti è anche una parte inevitabile della vita lavorativa. Strumenti come Zoom, ecc. potrebbero essere integrati con Trello per passare a una chart video con un click.
3. Chiusura
Dopo aver concluso il lavoro è il momento di valutare il comportamento del proprio team e indicare quali azioni si sono svolte in maniera ottima e quali vale la pena migliorare.
Il modo migliore per analizzare il lavoro sono i report, visualizzando le dashboard.
La vista Dashboard offrirà una nuova prospettiva sul tuo progetto, semplificando la visualizzazione delle metriche chiave e la valutazione dei risultati e delle prestazioni. Invece di dedicare tempo a scavare nei dati e trasformarli in informazioni complete, è possibile iniziare subito a digerire informazioni significative.
Template disponibili
Company Overview
L’obiettivo è aiutare i manager e i membri del team a ottenere un’eccellente panoramica delle cose che accadono in tutta l’azienda, compresi i progetti completati e in corso
Customer Support
Le aziende possono avere una dashboard dell’assistenza clienti per il proprio team si supporto. Questa commissione tiene traccia di tutti i casi nuovi, in corso e risolti. Le card hanno dettagli come il piano, il tipo, il dispositivo, la priorità e l’app dell’utente
New Hire Onboarding
L’onboarding dei nuovi dipendenti richiede ai responsabili delle assunzioni di avere un processo di onboarding semplice ma completo. Bisogna ricoprire ogni base prima che possano iniziare a lavorare sul loro prima progetto. Il modello di onboarding aiuterà a eliminare l’errore umano tenendo traccia di tutto ciò che i responsabili delle assunzioni devono fare per ogni nuovo assunto in azienda.
I primi due elenchi contengono attività che le risorse umane e i nuovi dipendenti devono completare prima e dal primo giorno alla prima settimana. Puoi creare liste di controllo per ogni attività, come 401k, tasse scartoffie, logistica e molto altro. È possibile anche aggiungere un elenco ci cultura aziendale. Inoltre, contiene un elenco delle risorse e delle persone, in modo che i dipendenti sappiano a chi rivolgersi in caso di problemi.
Employee Manual
Tenere traccia di ogni dipendente e delle sue risorse sui fogli di calcolo può essere un po’ scoraggiante. Questo modello di manuale del dipendente adattabile e scalabile che aiuta a tenere traccia di tutti i vantaggi, le vacanze e le informazioni di viaggio. È possibile arricchire le card con maggiori dettagli aggiungendo documenti da servizi come DropBox e Google Drive
Product Roadmap
Da una startup focalizzata su un singolo prodotto o una grande organizzazione con più prodotti, la Roadmap del prodotto è un modello inestimabile. Aiuta a creare una roadmap coerente per tutti i prodotti e aiuta il team a collaborare da un punto di contatto centrale.
Youtube Editorial
Il modello di calendario editoria di Youtube serve per tenere traccia dei contenuti video. C’è un elenco di “Idee della community” per tenere traccia dei suggerimenti da parte dei fan e follower. Successivamente è possibile avere un elenco di video settimanali o giornalieri. C’è anche un’opzione per salvare tutti i video pronti che possono essere pubblicati in futuro. Il modello di calendario editoriale di Youtube aiuterà a mantenere un flusso costante di idee e video per il canale Youtube. È possibile anche creare u flusso di lavoro per i tuoi video mantenendoli, negli elenchi “pronti per la pubblicazione” o “da modificare”
Conclusioni
Vantaggi
- Trello usa il tempo reale. I membri possono lavorare sui progetti senza causare alcuna interruzione degli aggiornamenti. Una volta effettuato un aggiornamento al sistema, viene visualizzato automaticamente senza alcun ritardo.
- Aggiungere membri è facile. Un utente può aggiungere un nuovo membro semplicemente inserendo l’indirizzo email del nuovo utente e il gioco è fatto.
- Design reattivo. Sia che si acceda a Trello dal computer portatile, dallo smartphone o dal tablet, il software verrà visualizzato senza problemi. Ciò significa che se un utente vi accede da un dispositivo diverso da quello che utilizza abitualmente, ad esempio un laptop, sarà comunque in grado di utilizzare Trello.
- Il sistema di notifica è eccezionale. Questa è una delle caratteristiche più forti di Trello perché è possibile vedere ogni mossa effettuata sul software. Viene inviata una notifica e-mail per ogni aggiornamento, commento fatto e attività rimosse, mentre una notifica push viene inviata agli utenti del telefono.
- Non c’è bisogno di note. Non solo Trello è utile, ma è anche rispettoso dell’ambiente perché aiuta gli utenti a liberarsi dalla scrittura di note. Possono prendere queste note sul software e non dovranno mai più preoccuparsi di dimenticare i loro compiti.
- Di facile utilizzo. Chiunque può usare Trello perché è stato progettato per essere semplice e facile da usare. A colpo d’occhio, è molto facile vedere come può essere gestito il software che anche un principiante può capire.
Svantaggi
- Trello si affida ai dati. In quanto software online, Trello fa affidamento sulla disponibilità di dati per il suo funzionamento, che è anche lo stesso problema di un software simile. L’accesso a Internet è ciò che lo alimenta e consente agli utenti di svolgere le proprie attività. Quindi, quando non ci sono dati, non c’è nemmeno Trello.
- La funzione di commento di Trello deve essere migliorata. Altri utenti del software possono scrivere commenti e modificarli. Trello, d’altra parte, consente solo di commentare ma non è possibile modificarli. Se un commento è già stato pubblicato e salvato, l’unica cosa che si può fare per correggerlo è creare un commento completamente nuovo.
- Trello ha uno spazio di archiviazione limitato. Trello consente gli allegati ma gli utenti della versione gratuita hanno solo un’indennità fino a 10 MB per caricamento, che è piuttosto piccola. Tuttavia, questo può essere aggiornato a 250 MB per caricamento se l’utente aggiorna anche il suo abbonamento a Gold.
- È adatto per progetti più piccoli. Le persone che hanno progetti e team più piccoli possono sicuramente trarre vantaggio da Trello. Tuttavia, potrebbe essere un problema se il team cresce e il progetto diventa più complesso.
Alternative
Asana
Asana è uno strumento di gestione dei progetti leader e negli ultimi anni è passato a una visione prevalentemente basata su Kanban.
Asana ha caratteristiche paragonabili a Trello quando si tratta dell’approccio Kanban-board alla gestione delle attività. Include anche funzionalità di automazione del flusso di lavoro più avanzate e tre diverse visualizzazioni.
Il piano gratuito include fino a 15 utenti, mentre il loro piano premium parte da $10,99 per utente al mese.
L’esperienza utente
La vista o la scheda “Board” offre esattamente la stessa esperienza utente di Trello. Puoi trascinare e spostare le attività da una fase all’altra oppure fare click su di esse per visualizzare e modificare i dettagli.
Nel complesso, è molto facile iniziare con Asana e iniziare a creare e assegnare compiti.
Integrazioni
Aansa ha 158 integrazioni native, include le principali app come Slack, Office 365 e Salesforce.
Casi d’uso per Ansana
- Piccoli team con progetti complessi e più titolari di attività
- Grandi team con flussi di lavoro complessi
Asana è meglio di Trello?
A causa delle differenze nel concetto e nei casi d’uso, è difficile definire l’uno o l’altro la scelta oggettivamente migliore.
Ma una volta comprese le differenze tra loro, è possibile capire quale opzione è migliore per l’azienda.
Airtalbe
Airtable è una soluzione intelligente che le aziende possono utilizzare per gestire team e progetti. Lo si usa per gestire le attività relative alle relazioni con i clienti.
Airtable non ha solo una vista foglio di calcolo, ha anche una vista Kanban e una vista Calendario per la gestione delle attività.
Il piano gratuito include 1200 righe e 5 GB di spazio di archiviazione. Plus parte da $10 per utente al mese.
L’esperienza utente
L’esperienza utente predefinita sembra più potente di foglio Excel o Google
Ma la vista Kanban è intuitiva e facile da usare per gli utenti precedenti di Trello.
Aggiungere facilmente nuovi progetti facendo clic sul segno più ogni colonna ed è possibile spostare le schede in base alle proprie esigenze.
Integrazioni
Airtable ha 32 integrazioni native tramite la sua API, ma ne supporta oltre 1000 in più tramite Zapier e altre soluzioni SaaS di integrazione.
Casi d’uso per Airtable
- Aziende che necessitano di funzionalità di organizzazione dei dati oltre alla gestione dei progetti
- Utenti che preferiscono lavorare con foglio di calcolo