Le 5 fasi
Il carico di pianificazione e di lavoro richiesto per gestire e portare a termine un progetto può sembrare all’inizio insormontabile. Invece di andare in panico, basta approcciare il progetto suddividendolo in porzioni facili da gestire e organizzare gli sforzi in passaggi chiari.
La maggior parte dei progetti si sviluppa in 5 fasi: avvio, definizione e pianificazione, esecuzione, implementazione, controllo e conclusione. Ognuna di queste fasi contiene attività specifiche che porteranno al raggiungimento dell’obiettivo del progetto.
1. Avvio
In questa fase, ci si troverà a valutare l’idea del progetto insieme al team: è legata al core business della nostra azienda? Siamo in grado di realizzarla? La nostra attività ne beneficerà? Ecco le domande da porsi, se l’esito delle domande è un si, si può continuare definendo il raggio d’azione del progetto o i risultati che si desiderano ottenere, e a identificare i partner potenziali. Questo è il momento anche di creare uno studio di fattibilità.
Il risultato finale di questa fase è un piano di progetto, che deve essere approvato da tutte le parti coinvolte. L’approvazione eviterà malintesi e false aspettative nelle fasi successive.
2. Pianificazione
In questa fase cruciale, si tracciano le linee guida del progetto. Queste includono (ma non si limitano a):
- stabilire scopi e obiettivi concreti
- stimare i costi
- definire il raggio d’azione e i risultati da raggiungere
Questo piano di progetto conterrà informazioni riguardo l’ottenimento delle risorse nonché su come produttore una documentazione di qualità, gestire i rischi e le circostanze inaspettate, comunicare all’interno del team di lavoro e con gli stakeholder esterni, e molto altro. Idealmente, riporterà anche al suo interno una timeline chiara con informazioni dettagliate su cosa dovrà succedere e quando. Il modo migliore di farlo è definire degli obiettivi intermedi: obiettivi di alto livello con scadenze chiare.
Riguardo a questa fase non bisogna affezionarsi troppo alla pianificazione stimata. A volte le cose non funzionano esattamente come ci si era immaginati: un membro del team potrebbe ammalarsi o alcune attività potrebbero risultate più impegnative del previsto. Il project manager, dovrà monitorare il raggio d’azione, le tempistiche e il budget del progetto, e se necessario adattare questi aspetti per non fare in modo che gli obiettivi vengano raggiunti.
3. Esecuzione
Nella maggior parte dei casi, l’esecuzione è il momento in cui il progetto acquista visibilità all’esterno. Questa fase inizia solitamente con un meeting di avvio in cui ogni membro del team viene informato sulle attività che gli spettano e sui dettagli di progetto importanti. In questa fase ci si concentra sulla creazione di una documentazione completa e accurata. Il project manager deve distribuire uniformemente le risorse e aiutare il team a rimanere concentrati sui propri compiti. Questo significa anche che il successo della fase di esecuzione di un progetto dipende strettamente dell’accuratezza con cui si è eseguita la fase di pianificazione.
4. Monitoraggio e controllo
Questa fase si sovrappone spesso alla fase esecutiva. Nel corso di un progetto, bisognerà mantenere sotto osservazione lo status delle consegne, e pianificare riunioni del team a scadenze regolari per assicurarsi di mantenere in linea con quanto previsto. In questa fase bisognerà stare attenti per possibili scostamenti dagli obiettivi predefiniti.
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5. Conclusione
Un progetto si definisce concluso quando il prodotto completo viene consegnato formalmente a tutti gli stakeholder ne vengono informati. Ma prima che questo accada, è consigliabile riunire il team e valutare insieme il progetto: cosa ha funzionato e cosa poteva andare meglio? Questo consentirà di evitare errori simili in futuro e permetterà di stabilire processi più stabili e creare team più efficienti.